Undgå de værste faldgrupper ved Cloud-baseret vidensarbejde – når det stadigvæk er mennesker, der skal udføre arbejdet!

Lauren Bacon ved, hvordan man får mest ud af et team, der sidder spredt. Bacon, der nu fungerer som business coach, var i mange år leder for design og udvikling. I det job var der både fuldtids ansatte, deltidsansatte og nogle freelancere, der sad på kontoret og arbejdede og nogle, der arbejdede hjemmefra. Alle var de stærkt afhængige af deres cloud-baserede software værktøjer. Folk kom og gik hele tiden. Vi havde bl.a. Adobe konti, vi brugte Git til software versionering, og vi brugte QuickBooks til fakturering og bogholderi. Faktisk var Bacon’s favorit en helt enkel time-tracking app. Denne app boostede produktiviteten hos alle medarbejdere.

 

Og alt er godt, når specialiserede could apps virker sammen efter hensigten. Så får man en fleksibel, skalerbar infrastruktur. Men der er en bagside af medaljen, som hedder kompleksitet. Jo flere apps og enheder medarbejderne skal anvende, jo sværere bliver det at finde den rigtige information og forblive fokuseret på den opgave, de har gang i. Et IDC studie viser, at vidensarbejdere i dag bruger 1/6 af deres tid på at lede efter information, og ofte finder de ikke den rigtige information.

 

”80% af vidensarbejdere har brug for øjeblikkelig adgang til information fra mange forskellige kilder, hvis de skal lykkes.”.

 

Løsningen er ikke at gå baglæns. 68% af vidensarbejderne siger, at det er ”meget vigtigt” eller ”kritisk” at have adgang til filer og apps, hvor som helst og fra en hvilken som helst enhed, ifølge Forrester (2018). I stedet kan den rigtige løsning være en nøje gennemtænkt cloud transition. Ved korrekt planlægning, valg af de korrekte apps og rammerne for arbejdet er det muligt at rumme kompleksiteten og stadigvæk sørge for at medarbejderne er effektive. Spørgsmålet man bør stille sig selv er, hvor let disse apps gør arbejdet for medarbejderne samtidig med, at medarbejderne kan holde fokus på deres kerneopgaver. ”Jeg ser altid på, hvor let kommer disse ting til at hænge sammen, uden at jeg manuelt skal gentage arbejdsprocesser. På den måde minimeres menneskelige fejl og maksimerer brugeroplevelsen”, siger Bacon.

 

Vi arbejder allerede i Skyen

Allerede nu arbejder 1 ud af 4 vidensarbejdere i Skyen. De har forladt den stationære PC eller egne installerede softwareprogrammer til fordel for cloud-baserede apps, der kan tilgås fra mange platforme, siger Cyrus Mistry, group manager for Chrome OS hos Google. Skiftet betyder, at medarbejderen frit kan vælge, hvor han vil arbejde fra og nemt tage nye apps i anvendelse i takt med, at behovet opstår. Man skal huske på, at mange cloud-arbejdere i deres fritid bruger hurtige, brugervenlige apps. Derfor kan det virke meget hæmmende for deres udfoldelse, hvis de på jobbet skal bruge langsomme, ældre software programmer, siger Mistry. Forstår arbejdspladsen at vælge de rigtige software værktøjer, vil arbejdspladsen føles mere som ”hjemme” og medarbejderne vil føle sig bedre tilpas, de vil lægge flere kræfter i og være mere begejstrede i deres arbejde.

 

Det er vigtigt at finde en balance i antallet af apps, som tilbydes medarbejderen. På et tidspunkt vil det at tilføje mere software-as-a-service apps gøre det mere besværligt for brugerne at have en god oplevelse, siger Christian Reylly, Citrix’s global CTO. De skal huske passwords eller de bliver frustrerede over, at de ikke kan logge in fra bestemte lokationer, eller at app’en ikke fungerer på deres enhed. 65% af siger, at ”single sign-on” til konti og apps er ”meget vigtigt” eller ”kritisk” for deres arbejde ifølge Forrester (2018), og 64% ønsker at have samme password og plug-in på tværs af alle enheder. Det vil kræve platforme, der giver mulighed for et sign-on, uanset hvorfra, som giver adgang til alle nødvendige apps i forhold til rolle og opgave. Ideelt skal platformen kunne vide, hvad jeg har brug for af apps til at udføre mit arbejde i dag og gøre oplevelsen enkelt og effektivt, uanset om jeg logger på fra kontoret, hjemme, fra Starbucks eller fra lufthavnen.

 

Undgå bivirkningerne ved Cloud work

Konstante opgaveskift kan reducere effektiviteten enormt. Når først man er blevet forstyrret, tager det i gennemsnit 23 minutter for en vidensarbejder at komme tilbage på sporet, viser et studie fra University of California. Dertil kommer de evige fristelser, som Internettet tilbyder. Hvis der er mange browserbaserede værktøjer, er medarbejderen kun et klik fra at åbne en YouTube video.

 

”Den største udfordring for virksomhederne er dette spændingsfelt mellem produktivitet og forstyrrelser”, udtaler Mistry fra Google.

 

Drømmescenariet kunne ifølge Bacon være, at der fandtes en form for anti-multitasking filter, som sørger for, at man kan undgå forstyrrelser. Hos Google arbejder udvikere fraktisk på at gøre Chrome OS mere produktiv for Cloud-arbejde. ”Vi anvender maskin-learning for at se, om brugeren begynder at drifte væk fra arbejdsmønsteret”, fortæller Mistry.

 

Eksplicitte og implicitte signaler til systemerne kan øge effektiviteten

”Jeg ønsker at abejde på denne præsentation i en time nu, og jeg vil ikke have forstyrrelser”, er meget eksplicit og let at forstå for maskinen, siger . Det er sværere med de implicitte signaler. Google eksperimenterer med subtile beskeder i stil med ”hov, du er drifted væk til drømmeland. Vil du tilbage?” Den form for ”nudging” kan hjælpe med at bevare effektiviteten. Også Citrix udforsker, hvordan man kan bruge kunstig intelligens (AI) til ”nudging” af medarbejderne. ”Vores platform, Workspace” tillader virksomhederne at opbygge en datamodel omkring den enkelte medarbejder,- et billede af hvornår og hvor de udfører forskellige typer opgaver.

 

Ikke overraskende ønsker medarbejderne, at de har samme hurtige, enkle og gnidningsfrie brugeroplevelse med de apps, de anvender til at udføre deres arbejde, som dem de kender fra deres fritid. Hvis du ikke kan lide din TV-udbyder, din bank eller din smartphone, så skifter du den ud. Denne holdning er også begyndt at gøre sig gældende, når det gælder arbejdet. Det er vigtigt, at virksomhederne gennemtænker antallet af de cloud apps, de anvender, og især at de kan arbejde effektivt sammen. Det vil øge rekruttering, fastholdelse og engagement, siger Mistry. Erfaringer fra forbruger-verdenen hjælper, ligesom udvikling indenfor data-opsamling og AI-drevet dataanalyse. Men ofte er det de enkle ting – at den rigtige app viser sig på det rigtige tidspunkt, som gør medarbejderne glade og engagerede i deres arbejde.

 

Kilde: MIT Technology Review Insights, 2019.

 

Download Form

 

Verification

Få vores nyhedsbrev leveret i din inbox.

 

TAK

 

Du vil snarest modtage en e-mail, hvor vi beder dig bekræfte din tilmelding.

Download Form

 

Verification

Få vores nyhedsbrev leveret i din inbox.

 

TAK

 

Du vil snarest modtage en e-mail, hvor vi beder dig bekræfte din tilmelding.